Dans le cadre d’un bail de location (bail vide ou bail meublé), un état des lieux (d’entrée ou un état des lieux de sortie) qui n’a pas été établi en présence du bailleur et du locataire perd sa valeur légale. Le logement sera alors présumé avoir été rendu en bon état par le locataire.

Cependant, l’état des lieux de sortie qui n’a pas été signé par le locataire reste valable, à condition d’avoir été établi en sa présence.

Il est tout de même possible pour le propriétaire de dresser un état des lieux en l’absence du locataire sous certaines conditions, en faisant dresser un constat par un huissier de justice.

Absence de la signature du locataire sur l’état des lieux de sortie

Comme pour l’état des lieux d’entrée, l’état des lieux de sortie est en principe réalisé conjointement par le propriétaire et le locataire. Les parties au contrat de location doivent en effet constater ensembles l’état des lieux et des équipements mentionnés au contrat de location, d’un commun accord et dans de bonnes conditions d’éclairage.

En effet, pour que l’état des lieux soit valable, il doit être rédigé conjointement par le propriétaire et le locataire. Ils doivent par conséquent tous les deux être présents.Cependant, ils peuvent également choisir de se faire représenter par un mandataire (celui-ci sera le plus souvent un huissier de justice ou un agent immobilier pour le bailleur).

L’état des lieux doit être établi par écrit en 2 exemplaires (un exemplaire pour le locataire, l’autre pour le propriétaire), soit à l’amiable, soit par huissier de justice. Sa forme doit être similaire à celle de l’état des lieux d’entrée (vous trouverez ici un modèle commun), afin de mieux permettre la comparaison entre les deux.

Attention, lors de la réalisation de l’état des lieux de sortie, il est important de différencier les dégradations réelles imputables au locataire, des évolutions qui sont dues à la vétusté du logement ou des équipements : en effet ces dernières ne peuvent pas justifier de retenues sur le dépôt de garantie. Afin de distinguer les deux, le propriétaire et le locataire pourront avoir recours à une grille de vétusté.

Afin de prouver que le propriétaire et le locataire approuvent les éléments mentionnés dans l’état des lieux, la signature de chacun d’entre eux doit y figurer. En effet, un état des lieux établi unilatéralement par le propriétaire ou le locataire est inopposable à la partie absente.

En revanche, un état des lieux qui n’a pas été signé par le locataire reste valable s’il a été établi par le bailleur en présence du locataire et qu’ils se sont mis d’accord sur son contenu.

Attention, il est important de noter que le gardien de l’immeuble n’a pas qualité pour rédiger l’état des lieux à la place du bailleur.

Etat des lieux par constat d’huissier

Un état des lieux établi en l’absence du locataire peut malgré tout être valable : c’est le cas lorsque le locataire a quitté le logement sans en aviser son propriétaire et en omettant de lui laisser sa nouvelle adresse.

Dans cette hypothèse, le bailleur ne peut pas établir lui-même l’état des lieux mais doit recourir à un huissier qui dressera un constat de l’état du logement. Celui-ci sera alors opposable au locataire malgré son absence.

Toutefois, pour que le constat d’huissier soit valable, deux conditions sont nécessaires.

Tout d’abord, il faut que très peu de temps se soit écoulé après le départ du locataire. Le constat peut être réalisé immédiatement après la sortie du locataire ou après un délai de 15 jours. En revanche, un constat établi plus de 3 mois après le départ du locataire n’est pas valable.

La deuxième condition de validité est que le propriétaire doit faire preuve de diligence. L’état des lieux établi en l’absence du locataire n’est pas valable si le bailleur n’a pas cherché à contacter le locataire ou l’un de ses proches dont il avait les coordonnées (les parents du locataire si ceux-ci se sont portés caution, par exemple). Il en est de même si le locataire a contacté le propriétaire pour obtenir une date d’établissement d’état des lieux mais que ce dernier a fait la sourde oreille.

Pour que ce régime légal s’applique, les dispositions de l’article 3-2 de la loi de 1989, qui réglemente les tarifs de l’huissier et prévoit le partage de ses frais, devront être respectées.

Il est important de noter que l’état des lieux de sortie ne peut pas être facturé au locataire, sauf en cas d’absence de sa part entraînant le recours à un huissier : dans ce cas, les frais sont partagés par moitié entre le locataire et le bailleur. Ainsi, seul un huissier pourra être saisi, à l’exclusion de tout autre professionnel (tel qu’un agent immobilier). Si le professionnel intervenant n’est pas un huissier, alors ses frais ne pourront pas être partagés (toute clause contraire du bail d’habitation sera inopposable au locataire).

L’huissier devra alors fixer une date d’état des lieux et convoquer le bailleur et le locataire en respectant un préavis d’au moins sept jours avant la date de rendez-vous. Cette convocation doit être faite par lettre recommandée avec accusé de réception. Si le locataire ne se présente pas au rendez-vous, alors l’huissier devra lui adresser l’état des lieux par lettre recommandée avec accusé de réception.

L’état des lieux s’imposera alors aux deux parties. Et si les formes légales sont parfaitement respectées, les frais seront partagés entre elles.

Attention : pour le contrat de location saisonnière, la loi ne prévoit pas un tel mécanisme. Il est alors utile qu’une clause du bail prévoit un partage des frais d’huissier.

Que faire en cas de litige?

Dans un premier temps, le recours devra être porté par le propriétaire ou le locataire devant la commission départementale de conciliation correspondant à l’adresse du logement concerné.

Si cette conciliation n’aboutit pas ou que les parties ne souhaitent tout simplement pas avoir recours à la conciliation, il faudra alors s’adresser au tribunal d’instance dont dépend l’adresse du logement concerné.

Concernant les logements meublés dont le bail a été signé avant le 27 mars 2014, l’état des lieux de sortie n’était pas rendu obligatoire pour les logements meublés. Pour cette raison, la responsabilité du locataire absent est compliquée à établir en cas de litige portant sur des dégradations du logement et de ses équipements.

En effet, en raison de la présomption de bon état, le locataire d’un logement meublé sera toujours présumé avoir reçu le logement et ses équipements en bon état.

Source : https://www.legalplace.fr/guides/locataire-absent-etat-des-lieux-de-sortie/